จดหมายเวียน จ่ะ

จดหมายเวียน คือจดหมายที่มีข้อความซ้ำ ๆ กันทุกฉบับแต่ละฉบับอาจแตกต่างกันเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น ซึ่งมีวิธีการที่ช่วยลดการซ้ำซ้อนและช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้นโดยมีขั้นตอนดังนี้ คือ
1.จัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช้ร่วมกัน เรียกว่า “เอกสารหลัก” โดยต้องเว้นที่ว่างไว้ สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นของผู้รับ จากนั้นให้ทำการ บันทึกจดหมายต้นฉบับไว้ ดังภาพ
2.ให้คลิกที่เมนูเครื่องมือ®จดหมายเวียน จะได้หน้าจอดังภาพ จากนั้นให้ให้คลิกที่ ปุ่ม “สร้าง” เลือก”จากจดหมาย”
3. คลิกที่ปุ่ม “หน้าต่างที่ใช้งานอยู่”
4. ที่แหล่งข้อมูลให้เลือก “สร้างแหล่งข้อมูล” ดังภาพ
5. ให้ทำการเลือกข้อมูลที่จะใช้ในช่อง “ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ” สามารถกำหนดได้ดังนี้ - ถ้าหัวข้อให้ไม่ต้องการให้คลิกเลือกที่หัวข้อนั้น แล้วคลิกที่ปุ่ม ”เอาชื่อเขตข้อมูลออก” - ถ้าหากต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในช่อง “ชื่อเขตข้อมูล” จาก นั้นให้คลิกที่ปุ่ม “เพิ่มชื่อเขตข้อมูล” ในที่นี้จะกำหนดเอาเฉพาะหัวข้อ “ตำแหน่งงาน” เท่านั้น ดังภาพ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “ตกลง”
6. ทำการตั้งชื่อไฟล์ ดังภาพ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก”
7. เนื่องจากในขั้นต้นยังไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่เลยโปรแกรมจะทำการถามให้เพิ่มข้อมูลลงในระเบียนให้คลิกเลือกที่ปุ่ม “แก้ไขแหล่งข้อมูล”
8. ให้ทำการเพิ่มข้อมูลดังภาพ หลังจากที่เพิ่มข้อมูลจนครบแล้วให้คลิกที่ปุ่ม “ตกลง”
9. เมื่อกลับมาสู่หน้าหลักของเอกสารให้คลิกที่ปุ่ม “แทรกเขตข้อมูลผสาน” เลือกข้อมูลที่ ต้องการใส่ลงในช่องว่างที่เว้นไว้ในเอกสารหลัก (จากตัวอย่างเลือกที่ตำแหน่งงาน)
10. จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม”แสดงข้อมูลผสาน”
การสั่งพิมพ์ในจดหมายเวียน การสั่งพิมพ์ในจดหมายเวียนนั้นมี 2 ลักษณะ คือ การสั่งให้ผสานลงเครื่องพิมพ์และจดหมายเวียน มีวิธีดังนี้ วิธีการผสานลงเครื่องพิมพ์ เป็นการสั่งให้พิมพ์จดหมายทั้งหมดที่มีข้อมูล ซึ่งโปรแกรมจะ ทำการพิมพ์ไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะครบตามจำนวนข้อมูลทั้งหมดที่มี โดยจะทำการเปลี่ยนข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
1. ให้คลิกที่ปุ่ม จะได้หน้าจอดังภาพ ให้ทำการ Set ตามที่ต้องการ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “ตกลง” สั่งพิมพ์ทางจดหมายเวียน การสั่งพิมพ์โดยใช้คำสั่งจดหมายเวียนนั้นเราสามารถกำหนดข้อมูลได้ว่าต้องการพิมพ์จาก Record ไหนถึง Record ไหน มีวิธีการดังนี้
1. คลิกที่ปุ่ม จะปรากฏหน้าจอดังภาพ ตั้งค่าได้ดังนี้
- ในส่วน ”ผสานกับ” ให้คลิกที่ Drop-down เลือกที่เครื่องพิมพ์
- ในส่วน “ระเบียนที่ผสาน” ให้คลิกที่ “จาก……..ถึง……..” ซึ่งเป็นการกำหนดข้อมูลที่เราจะพิมพ์ ตั้งแต่ Record ใดถึง Record ใด
2. คลิกที่ปุ่ม “ผสาน” การใช้สมการทางคณิตศาสตร์ หากสังเกตเราจะพบว่าถ้าเราจะใช้สมการทางคณิตศาสตร์ เราจะไม่สามารถนำมาจากสัญลักษณ์ที่ใช้อยู่เป็นประจำได้ ซึ่งการใช้สมการทางคณิตศาสตร์โดยปกติมีติดมากับเครื่องอยู่แล้ว แต่ต้องทำการเรียกขึ้นมาใช้ มีวิธีดังนี้
1.ไปที่เมนูเครื่องมือ®กำหนดเอง ดังภาพ
2. คลิกที่บัตรรายการ “คำสั่ง ในช่องประเภทเลือกที่ “แทรก”
3. ในช่อง “คำสั่ง” เลือกที่ “ตัวแก้ไขสมการ”
4. ให้คลิกซ้ายค้างไว้ที่ “ตัวแก้ไขสมการ” จากนั้นให้ลากมาไว้ที่เมนูด้านบน ดังภาพ